承認サービスの概要
承認サービスは Security365 サービスで発生するすべての承認リクエストを統合管理するサービスです。外部へのメール送信や敏感な作業を行う際に、指定された承認者の承認を受けて安全に業務を進めることができるようにサポートします。
メニューの位置: 管理センター > 承認管理
メニュー構成
| メニュー | 用途 |
|---|---|
| リクエストボックス | 私がリクエストした承認件の確認・管理 |
| 承認済み | 承認者に指定された承認案件の処理 |
| 設定 | 決裁線・決裁委任設定 |
요청함 · 승인함隣の数字は私が対処すべき件数です。
承認サービスの動作原理
基本フロー
1段階: 作業リクエスト
- ユーザーが外部メール送信などの作業を要求します。
- 連携サービスで管理者が設定した条件付きポリシーにより承認の必要性が判断されます。
2段階: 決裁線の決定
- 決裁線があれば自動的に決裁者が指定され、承認リクエストが伝達されます。
- 適用する決裁ラインが一つもない場合は
요청 보류状態で待機し、承認者指定リクエストメールを受け取ります。
3段階: 承認処理
- 決裁者は管理センターの承認ボックスで承認/却下を決定します。
- 決裁者が不在で委任を設定している場合は対決者に伝えられます。
- 承認時に原本作業が進行し、却下時に作業がキャンセルされます。
4段階: 結果通知
- 承認結果がリクエスターに通知されます。
決裁線の理解
決裁線これは、承認リクエストを誰に送信するかを事前に決定する設定です。三つあり、前の順位に承認ラインがない場合は次の順位に進みます。
| ランキング | 決裁線 | 設定する人 | 適用範囲 |
|---|---|---|---|
| 1 | 個人決裁線 | 私 (설정 > 결재선) | 私が提出する承認リクエスト |
| 2 | グループ決裁線 | 管理者 | 私の代表グループに属するユーザー |
| 3 | 基本承認ライン | 管理者 | 会社全体 |
覚えておくべき点
- 決裁線はサービスの決済タイプ別に別途指定します。例) SHIELD Gateの
차단 URL 접속 승인 요청,등급 해제 요청 - 会社の方針に従って管理者が
개인 결재선 사용を切ることができます。この場合、1優先が外れ、グループ → 基本の順に適用され、ユーザーは決裁ラインを直接指定することができません。 - すべての決済ラインがない場合、承認リクエストが
요청 보류状態で停止します。
ユーザー役割別利用方法
リクエスター (承認を要求する人)
主要使用メニュー
요청함: 私がリクエストした承認件の確認と管理설정 > 결재선: 承認者の指定
主要なシナリオ
外部メール送信時メール作成 → 送信クリック → 承認必要判断 → 決裁線自動適用 → 承認待機 → 結果確認
決裁線がない場合リクエスト保留状態 → 承認者指定リクエストメール受信 → 承認者指定 → 承認待ち
承認状況の確認リクエスト接続 → 状態確認 (リクエスト保留 / 承認待ち / 承認 / 却下) → 必要に応じてリクエストキャンセル
受け取る通知メール
- 決裁者指定リクエストメール（適用する決裁ラインがない場合）
- 承認リクエスト送信通知メール
- 承認完了 / 返却結果通知メール
決裁者 (承認をする人)
主要使用メニュー
승인함: 承認する必要があるリクエストの確認と処理설정 > 결재 위임: 不在時に代わりに処理する対戦者を指定
主要なシナリオ
承認リクエスト処理承認リクエストメール受信 → ボタンクリック → 内容確認 → 承認/却下 + 意見入力 → 処理
部分処理承認する 接続 → 詳細閲覧 → 受信者別 承認/却下 個別選択 → 意見入力 → 処理
不在対策 설정 > 결재 위임→ 対決者·理由·期間指定 → 保存 → 期間内リクエスト自動送信
受け取る通知メール
- 承認リクエスト通知メール
- 承認キャンセル通知メール（リクエスターがキャンセルした場合）
主要機能の案内
状態別承認管理
| 状態 | 説明 | 可能な作業 |
|---|---|---|
| リクエスト保留 | 決裁者指定待機中 | 決裁者指定、リクエストキャンセル |
| 承認待ち | 決裁者の検討中 | リクエストのキャンセル |
| 承認 | 承認完了 | 詳細情報の確認 |
| ペット | 処理が完了しました | ペット理由確認、再リクエスト |
| リクエストのキャンセル | キャンセル完了 | 詳細情報の確認 |
決裁委任 (代決者)
承認者が休暇・出張などで席を外す場合、欠席期間中に承認を代わりに処理する対決者を指定できます。
| 状態 | 視点 | 承認リクエストを受け取る人 |
|---|---|---|
| 予定 | 開始日以前 | 元決裁者 |
| 進行中 | 委任期間内 | 対決者 |
| 期限 | 終了日以降 | 元決裁者 (自動復帰) |
- 委任は承認リクエストが到着する時点に基づいて適用されます。
- 対戦者が処理した件は履歴に
위임 승인/위임 반려として記録され、原決裁者と委任理由が共に残ります。
部分処理
決裁者は受信者・参照者ごとに承認・却下することができます。特定の受信者にのみ送信を許可する必要がある場合に使用します。
役立つヒント
リクエスターのためのヒント
- 決裁線をあらかじめ指定しておけば、毎回決裁者を探す必要がありません。
- 重要なメールは決裁者に事前に知らせておくと迅速な処理が可能です
- 承認が遅れる場合は、直接キャンセルして再リクエストしてください。
- リクエスト保留が頻繁に発生する場合は、承認ラインが空でないか確認してください
承認者のためのヒント
- 承認ボックスを定期的に確認し、保留中のリクエストを迅速に処理してください。
- 返却時には具体的な理由を入力して再リクエスト時の参考にしてください
- 添付ファイルがある場合は、内容を確認した後に承認処理を行ってください。
- 休暇・出張前には決裁委任を設定して業務が止まらないようにしてください
注意事項
- 決裁者はリクエスト内容を十分に検討した後、承認してください。
- 疑わしいリクエストは、リクエスト者に直接確認後に処理してください。
- 承認・却下後は戻せないので慎重に決定してください
- 委任理由は決裁履歴に表示されるため、業務目的に応じて作成してください。
業務効率性
- 決裁者が長期間不在の場合、リクエスターは決裁ラインを他の人に変更してください。
- 短期不在の場合は、決裁者本人が決裁委任を設定する方が良いです。
- 定期的に処理されていない承認リクエストがあるか確認してください
- リクエスト保留件が続く場合は、管理者にグループ・基本決裁線の登録を依頼してください。